Один из ведущих российских производителей цемента, компания SLK Cement, входящая в состав холдинга Buzzi Unicem, в период карантина перешла на систему электронного документооборота. Внедрение системы проводили удаленно. Данная трансформация помогла выстроить эффективную работу в условиях ограничений и ускорить внутренние процессы.
Решение было принято в соответствии со стратегией глобальной цифровой трансформации SLK Cement. Переход на электронный документооборот прошел внутри компании и между филиалами. Преобразование позволило ускорить процесс согласования документов, организовать систематизированное хранение и упростить поиск документации.
«Важным критерием выбора продукта, помимо богатой коробочной функциональности и удобства использования, было наличие у поставщика аналогичного опыта внедрения систем управления документами на дочерних предприятиях международных компаний, — сказал начальник службы информационных технологий SLK Cement Дмитрий Галенков.
- отслеживание писем по трек-номеру на сайтах курьерских и почтовых служб без необходимости переходить на эти порталы;
- формирование реестров почтовых отправлений Почты России;
- оформление и согласование корпоративных документов в типовых форматах;
- создание электронной базы данных по направлению командировок;
- использование электронной подписи формата CAdES-XL, обеспечивающей юридическую значимость документа на протяжении длительного времени хранения.
Реализация проекта проходила в удаленном формате, так как хронологически совпал с карантинными ограничениями. Предварительно в компании было проведено детальное исследование и оптимизация процессов: часть из них изменили, для некоторых — модифицировали функциональность цифровой системы. Кроме того, была настроена работа через мобильные приложения для оперативного решения срочных вопросов в отрыве от компьютера.
В перспективе SLK Cement расширит возможности системы в части доработки процесса согласования авансовых отчетов, сквозной авторизации и настройки отдельных регламентов для служебных записок по тендерным процедурам и замещениям на период отпусков. В системе работает около 300 пользователей SLK Cement, в том числе члены Правления компании.
